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朱晓阳会计师
无论是从公司管理的角度还是从税务局查帐的角度, 公司最好要有单独的银行帐号, 以避免与私人的金钱混在一起, 这样才能做到帐目清楚. 支票存根, 银行月结单及返回支票都应按会计年度保存好, 支票存根应按支票号码顺序保存, 作废的支票也不要丢掉. 当用支票支付帐单时, 最好在支票的备注一栏注明用途及帐单的Invoice Number, 同时在帐单上注明付款的支票号码及日期. 如果有些交易是通过银行转帐实现的, 应保存相应的转帐单据并注明付款目的, 与当月的银行月结单一并保存.
公司的原始单据最好按类别保管, 以便于记帐及日后查帐. 可采取以下几个方法来保管:
(1) 按照支出的性质分类保管. 比如, 将所有固定资产的收据放在一起; 将所有员工的工资记录及交税表格放在一起; 将所有电话费的收据放在一起, 等等;
(2) 将股东用私人的现金或信用卡为公司支付的帐单与用公司支票支付的帐单分开保管;
(3) 将不同币种的收据分开保管, 比如, 将所有用美金支付的帐单与用加元支付的帐单分开; 将用人民币付款的收据单独汇总.
公司应保存销售记录, 记载销售的金额以及向顾客收取的GST、PST. 当将收上来的钱存入银行时, 最好使用银行提供的Deposit Book, 记录每次存款的内容、金额, 以便于簿记及日后查帐.
公司应尽量避免用银行卡支付零碎的支出, 好的方法是建立一个 “小钱箱”(Petty cash), 从公司的帐户中一次性地取出几百元现金, 具体做法是开一张支票, 在付款对象一栏填上“Cash”既可, 用取出的现金支付各类零碎费用, 并将收据分类保存, 计一 “小钱箱”的流水帐, 当现金基本用完后, 再开一张支票填满“小钱箱”. 如果不采用“小钱箱”的方法, 也可用股东私人的现金支付, 然后将收据单独保留.相关链接: 朱晓阳会计师专栏
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